SDM dan Organisasi

1. SDM dan Organisasi
SDM merupakan sumber daya dari manusia dalam menghasilkan sesuatu berupa hasil kerja manusia, dan organisasi merupakan wadah untuk orang - orang bekerja sama mencapai tujuan yang sama. di era saat ini yang saya lihat kualitas SDM semakin menurun yang disebabkan oleh buruknya banyak orang yang tidak bisa mengikuti perkembangan zaman. Berikut ini akan dijelaskan hal - hal yang berkaitan dengan SDM dan organisasi.

2. Struktur Organisasi

2.1. Fungsional

• Orang-orang dikelompokkan ke dalam departemen – departemen menurut kesamaan keterampilan dan aktivitas-aktivitas kerja.
• Organisasi fungsional adalah suatu organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus. Struktur organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor.

• Contoh: www.garden.com

Ciri-ciri Fungsional:

• Organisasi kecil
• Di dalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staff ahli
• Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas
• Target yang hendak dicapai jelas dan pasti
• Pengawasan dilakukan secara ketat
• Tidak menjamin adanya kesatuan perintah
• Hemat waktu karena mengerjakan pekerjaan yang sama

Rancangan Struktur Fungsional

Keunggulan Fungsional

• Penggunaan sumberdaya yang efisien, skala ekonomis
• Spesialisasi keterampilan yang mendalam dan pengembangan
•   Kemajuan karier dalam departemen fungsional
• Panduan dan pengendalian dari manajemen Puncak
• Koordinasi yang luar biasa dalam fungsi-fungsi
•   Pemecahan masalah teknikal yang berkualitas

Kelemahan Fungsional

• Komunikasi lintas departemen fungsional yang buruk
• Tanggapan lambat yang diberikan pada perubahan lingkungan, ketinggalan inovasi
• Keputusan terkonsentrasi pada hirarki puncak, menciptakan penundaan
• Tanggung jawab bagi masalah yang muncul sulit ditunjukkan secara tepat
• Pandangan terbatas mengenai sasaran organisasi dari pada karyawan
• Pelatihan manajemen umum yang terbatas bagi karyawan

2.2.  Divisional

• Departemen dikelompokkan ke dalam divisi mandiri terpisah berdasarkan pada kesamaan produk, program, atau daerah geografis. Perbedaan keterampilan merupakan dasar departementalisasi, dan bukannya kesamaan keterampilan
• Contoh : www.heinz.com

Rancangan Struktur Divisional

Keunggulan Divisional

• Cepat tanggap, fleksibilitas pada lingkungan yang tidak stabil
• Memperhatikan kebutuhan konsumen
• Koordinasi yang luar biasa lintas departemen fungsional
• Pembebanan tanggung jawab yang jelas bagi permasalahan produk
• Penekanan terhadap keseluruhan produk dan tujuan divisional
• Pengembangan keterampilan manajemen umum

Kelemahan Divisional

•  Duplikasi sumberdaya lintas divisi
• Kurang pendalaman teknis dan spesialisasi dalam divisi-divisi
• Koordinasi yang buruk lintas divisi
• Kurangnya kendali sumberdaya menajemen puncak
• Kompetesi untuk sumberdaya perusahaan

2.3.  Matriks

• lRanati komando divisional dan fungsional diimplementasikan secara simulatan dan membebani satu sama lainnya dalam departemen yang sama. Terdapat dua rantai komando, dan beberapa karyawan memberikan laporan pada dua bos.
• Contoh : www.nasa.gov

Rancangan Struktur Matriks

Keunggulan Matriks

•  Penggunaan sumberdaya yang lebih efisien dibandingkan pada hirarki tunggal
• Fleksibilitas dan adaptabilitas terhadap lingkungan yang terus berubah
• Pengembangan keterampilan manajemen umum dan spesialis
• Kerja sama interdisiplin, ketersediaan ahli untuk seluruh divisi
• Pelebaran tugas-tugas bagi para karyawan

Kelemahan Matriks

• Penggunaan sumberdaya yang lebih efisien dibandingkan pada hirarki tunggal
• Fleksibilitas dan adaptabilitas terhadap lingkungan yang terus berubah
• Pengembangan keterampilan manajemen umum dan spesialis
• Kerja sama interdisiplin, ketersediaan ahli untuk seluruh divisi
• Pelebaran tugas-tugas bagi para karyawan

3. Deskripsi dan spesifikasi tugas

3.1 Deskripsi Pekerjaan

Secara teori, jenis pekerjaan itu ada jenis pekerjaan di dalam ruangan (back office), pekerjaan lapangan seperti tenaga marketing, dan pekerjaan profesional seperti dokter dan pengacara. Semua jenis pekerjaan itu mempunyai deskripsi pekerjaan (job description) dan tanggung jawab berbeda. Job description yang baik memuat perincian tugas dan tanggung jawab utama. Tanggung jawab utama ini merupakan sasaran yang melekat pada pemangku jabatan agar misi jabatan dapat dicapai.

Beberapa hal penting harus diperhatikan dalam menyusun job description.
> Langsung menggambarkan hasil-hasil utama dari uraian jabatan.
> Fokus pada proses maupun hasil, bukan pada aktivitas semata.
> Secara eksplisit menggambarkan hasil yang harus dicapai pemangku jabatan.
> Sebaiknya setiap tanggung jawab dapat diukur keberhasilannya dalam bentuk performance indicator.

Di Indonesia, ada banyak jenis pekerjaan, baik yang tidak membutuhkan keahlian maupun yang menuntut keahlian khusus atau profesional. Berikut beberapa jenis pekerjaan dengan deskripsi pekerjaannya.

Sekretaris

Pekerjaan ini sangat diminati perempuan karena memiliki gengsi tersendiri di mata publik. Seorang sekretaris bertanggung jawab secara langsung pada atasan. Pada dasarnya, tugas sekretaris dibagi dalam tiga bagian, yaitu tugas rutin, tugas umum yang dikerjakan tanpa menunggu instruksi atasan, dan tugas khusus yang pelaksanaannya berdasarkan perintah atasan.

Deskripsi pekerjaan untuk sekretaris antara lain:
> Menyusun/membuat surat (korespondensi), Menata arsip (berkas),
> Mengurus dan menerima surat,
> Menerima dan melayani tamu pimpinan,
> Menerima dan melayani penelepon,
> Mengatur jadwal kegiatan pimpinan, Menyiapkan laporan.

Public Relation

Seorang Public Relation (PR) bertugas mengurus media dan komunitas dalam hubungan internal atau eksternal. Reputasi dan keberuntungan perusahaan bergantung pada keberhasilan seorang PR. Pekerjaan ini juga memberi tantangan dan pengalaman yang menyenangkan karena hampir setiap hari bertemu dengan berbagai macam karakter orang. Rata-rata yang mengisi pekerjaan ini adalah wanita.

Deskripsi pekerjaan PR antara lain:
> Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi secara lisan atau tertulis melalui penampilan visual kepada publik,
> Memonitor, merekam, dan mengevaluasi tanggapan serta
pendapat publik,
> Tanggung jawab sosial, di mana PR merupakan instrumen untuk bertanggung jawab terhadap kelompok yang berhak,
> Memperbaiki citra organisasi,
> Melaksanakan komunikasi timbal balik kepada publik.

Jurnalis

Jurnalis tugasnya mencari berita dan membawanya ke ranah publik
secepat mungkin. Seorang jurnalis harus bisa menyajikan berita dengan jelas clan menarik. Jurnalis adalah ujung tombak media.
Jenis pekerjaan ini memberikan banyak tantangan dan hal-hal baru setiap hari. Meskipun banyak suka dukanya, jurnalis adalah pekerjaan yang paling diminati di Indonesia.

Deskripsi pekerjaan jurnalis antara lain:
> Menghadiri peluncuran acara-acara baru, baik acara pemerintahan matt- pun acara dari institusi swasta,
> Melakukan wawancara dengan narasumber secara langsung atau rnelalui telepon, dan
> Menyajikan berita pada publik secara akurat, tajam, dan berimbang.

Marketing

Pekerjaan ini cocok bagi orang yang tidak betah bekerja dalarn kantor. Bekerja sebagai marketing tidak rnenuntut untuk stay di kantor karena waktunya yang fleksibel clan harus berlomba-lomba dengan target. Marketing adalah ujung tombak perusahaan sehingga gaji yang diperoleh pun lebih tinggi dari staf lain, misalnya administrasi, accounting, clan keuangan.

Seorang marketing adalah orang yang menjual atau memasarkan produk, baik barang maupun jasa.

Deskripsi pekerjaan marketing antara lain:
> Memasarkan produk melalui internet atau penyebaran brosur,
Membuat strategi pemasaran, Mencari pelanggan, Mengunjungi pelanggan, Memperkenalkan produk ke pelanggan sampai dengan proses pembelian,
> Menjaga hubungan dengan pelanggan.

Administrasi

Mendengar istilah administrasi, yang terbayang dalarn benak kita adalah tentang keuangan, mengatur dokumen, atau jenis pekerjaan back office. Tugas utama pekerjaan ini adalah mengerjakan tugas-tugas administrasi kantor, seperti mengatur arus dokumen, melakukan surat-menyurat, dan menyiapkan bahan presentasi.

Deskripsi pekerjaan untuk administrasi antara lain:
> Bertanggung jawab atas keluar-masuknya barang,
> Bertugas untuk sistem pengontrolan
kualitas barang masuk dan keluar,
> Melakukan proses internal perusahaan, >> Melakukan proses kepegawaian,
> Melakukan penyimpanan clokumen perusahaan,
> Melakukan pengaturan kas kecil keuangan.

Dokter

Tanggung jawab dokter adalah memberikan belas kasih serta perawatan etis dan tepat untuk pasien. Hubungan antara pasien dan dokternya harus didasarkan pada kepercayaan.

Kewajiban dokter terhadap pasien antara lain sebagai berikut.
1. Dokter wajib bersikap ikhlas dan menggunakan segala ilmu dan keterampilannya untuk kepentingan pasien. Misalnya, ia tidak mampu rnelakukan pemeriksaan atau pengobatan, maka alas persetujuan pasien, ia wajib men, juk pasien kepada dokter yang lebih ahli dalam penyakit tersebut.
2. Dokter harus memberikan kesempatan kepada pasien agar dapat berhubungan dengan keluarga dan penasihatnya terkait beribadat dan masalah lainnya.
3. Dokter wajib merahasiakan segala sesuatu yang diketahuinya tentang penyakit pasien, bahkan setelah pasien itu meninggal
4. Dokter wajib melakukan pertolongan darurat sebagai tugas kemanusiaan, kecuali ia yakin ada orang lain yang bersedia dan mampu memberikan pertolongan.

Pengacara

Pengacara adalah orang yang membantu penggugat maupun tergugat, dan diangkat pengadilan tinggi (PT) tertentu. Batas wilayah tugasnya hanya diperbolehkan dalarn wilayah hukum
PT tersebut.

Di samping itu, ia boleh mengajukan perkara dan mewakili orang-orang yang mernunyai perkara, penggugat maupun tergugat, baik di hadapan PT maupun di hadapan semua pengadilan negeri yang berada dalarn wilayah hukum PT tersebut.

Tugas pengacara adalah membela dan melindungi kepentingan klien berlaku setelah klien memberikan kuasa untuk menangani dan mewakili klien, saat di luar maupun di dalam pengadilan.

Guru

Sebagai pendidik yang memahami fungsi dan tugasnya, guru dibekali dengan berbagai ilmu keguruan sebagai dasar sekaligus seperangkat latihan keterampilan keguruan. Pada kondisi ini guru belajar menyosialisasikan sikap keguruan yang diperolehnya.

Deskripsi pekerjaan guru antara lain:
> Membentuk kepribadian anak yang harmonis sesuai cita-cita dan dasar negara Indonesia,
> Menjadi pembimbing untuk membawa anak didik ke arah kedewasaan,
> Menjadi penghubung antara sekolahdan masyarakat, sebagai penegak disiplin, guru menjadi contoh dalam segala hal, sebab tata tertib dapat berjalan apabila guru menjalaninya terlebih dahulu,
> Sebagai adminstrator dan manajer, guru menjadi perencana kurikulum.

3.2 Spesifikasi pekerjaan

Spesifikasi pekerjaan (job spescification) adalah sebuah daftar pengetahuan , keahlian, kemampuan, dan karakteristik lainnya yang harus dimiliki oleh individu untuk melaksanakan sebuah pekerjaan. Pengetahuan mengacu ke informasi prosedural dan faktual yang diperlukan bagi pelaksanaan sebuah tugas secara berhasil.

Spesifikasi pekerjaan menggambarkan tuntutan pekerjaan atas para karyawan yang melakukannya dan persyaratan keahlian manusia. Persyaratan manusia meliputi pengalaman, pelatihan, pendidikan dan kemampuan memenuhi tuntutan fisik dan mental. Informasi tersebut dapat merupakan salah satu dari ketiga kategori berikut:

> Persyaratan kualifikasi umum seperti pengalaman dan pengertian
> Persyaratan penddikan termasuk , termasuk pendidikan menengah , universitas, atau pendidikan kejuruan
> Pengetahuan, keahlian dan kemampuan.

Spesifikasi pekerjaan harus hanya mencakup kualifikasi yang jelas berhubungan dengan kinerja pekerjaan yang dapat dierima.Spesifikasi pekerjaan melaksanakan fungsi yang terpisah dari komponen analisis pekerjaan yang lain.

4. Sistem Penggajian dan Pengupahan

Sistem pengajian adalah mengembangkan sekumpulan prosedur yang memungkin perusahaan untuk menarik, menahan dan memotivasi staf yang diperlukan, serta untuk mengendalikan biaya pembayaran gaji. Karena tidak ada satu pola yang dapat digunakan secara universal maka prosedur ini harus disesuaikan dengan kebijakan gaji tiap-tiap organisasi, dan hendaknya didasar atas kebijakan yang dianggap adil.
Sistem penggajian dan pengupahan adalah jaringan prosedur  yang terdiri dari sebagai berikut:

4.1. Prosedur pencatatan waktu hadir

Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan mengunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor adninistrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir karyawan ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan.

4.2. Prosedur pencatat waktu kerja

Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatat waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang berkerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya dan upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Jika misalnya seorang karyawan pabrik hadir ke perusahaan selama 7 jam dalam suatu hari kerja, jumlah jam hadir tersebut dirinci menjadi waktu kerja dalam tiap-tiap pesanan yang dikerjakan. Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja  langsung kepada produk yang diproduksi.

4.3. Prosedur pembuatan daftar gaji

Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan  mengenai pengankatan karyawan baru, kenaikan pangkat, penurunan pangkat, pemberhentian karyawan, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir.

4.4. Prosedur distribusi biaya gaji

Dalam prosedur ditribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat  tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksud untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.

4.5. Prosedur pembayaran gaji

Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukan uang ke amplop gaji dan upah. Jika jumlah karyawan perusahaan banyak. Pembagian amplop dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah kepada karyawan.  (Mulyadi, 2001:385).

Untuk mendistribusikan gaji dan upah, pertama dilakukan penyusunan daftar gaji. Daftar gaji dan daftar upah yang berfungsi sebagai jurnal gaji dan upah disusun dengan tiga metode yang terdiri dari:

A. Metode tangan (pen and ink)

Langkah-langkah untuk menyusun daftar gaji dan upah dapat dipisahkan menjadi dua bagian yaitu

1. Langkah persiapan. Bagian gaji dan upah menerima catatan waktu hadir dan waktu kerja. Kemudian catatan waktu hadir digunakan sebagai dasar untuk menyusun daftar gaji dan upah.
2. Langkah penyusunan. Bagian gaji dan upah mencatat nama karyawan dan jam kerja (biasa dan lembur) dalam daftar gaji. Sumber datanya adalah catatan waktu hadir. Kemudian mencatat tarif gaji atau upah dari daftar tarif dan mengalikannya dengan lama kerja.

B. Posting langsung (direct posting) dengan mesin atau payroll board

Proses perhitungan daftar gaji dan upah dengan mengunakan mesin penghitung khusus. Penyusunan daftar gaji dengan cara tangan (pen and ink) berakibat adanya penulisan hal yang sama berulang-ulang. Misalnya nama karyawan, nomor kartu hadir. Untuk menghindari cara yang berulang-ulang ini maka dapat digunakan dengan metode mesin atau payroll board.

C. Metode tanpa buku pembantu (ledgerless) 

Dengan cara ini data gaji dan upah langsung dapat dicatat kedalam cek gaji dan laporan gaji karyawan. Sedangkan formulir-formulir lain diletakkan di bawah cek gaji, diberi karbon, sehingga data dalam cek gaji akan tembus ke formulir lainnya. Agar tembusan yang dibuat itu sesuai dengan yang diinginkan maka bentuk formulir-formulirnya dibuat sedemikian rupa sehingga sekali menulis dapat diperoleh beberapa formulir. (Zaki Baridwan, 2001:152).

Komentar :

Setelah mengetahui struktur - struktur organisasi, deskripsi dan spesifikasi tugas/pekerjaan, dan sistem penggajian. Menurut saya hal tersebut sangat diperlukan oleh seseorang yang akan bekerja dimana struktur organisasi dipelajari untuk mengetahui bagaimana bentuk organisasi yang kita masuki, deskripsi dan spesifikasi tugas dipelajari untuk mengetahui tugas/pekerjaan yang akan kita jalani itu seperti apa, dan sistem penggajian dipelajari untuk mengetahui bagaimana gaji yang kita terima itu diproses oleh perusahaan/organisasi yang kita ikuti.

Namun dalam masing - masing mempunyai kekurangan, tergantung kita yang memilih organisasi apa yang kita minati, dan bagaimana kita menjalani tugas yang ada di organisasi tersebut. Jadi untuk para calon pekerja/pengusaha haruslah pandai - pandai memilih keputusan yang tepat untuk dijalani.

Refrensi :

http://anjanimega.blogspot.co.id/2013/11/bentuk-struktur-organisasi-fungsional.html

http://anomiemine.blogspot.co.id/2012/09/deskripsi-dan-spesifikasi-pekerjaan.html

http://www.kajianpustaka.com/2012/10/sistem-penggajian-dan-pengupahan.html